I dati sensibili sono quelle informazioni che, se compromesse, potrebbero causare gravi danni a una persona o a un’azienda.
Per le imprese, i dati sensibili possono includere informazioni su clienti, dipendenti, progetti riservati, segreti commerciali e altro ancora.
In ottica di un miglioramento aziendale si tende sempre di più ad automatizzare i processi aziendali per migliorare l’efficienza, ma questo deve essere fatto seguendo le normative italiane ed europee in termini di gestione della privacy sui dati sensibili.
Secondo il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), infatti, le aziende sono tenute a implementare misure di sicurezza adeguate per proteggere i dati sensibili in loro possesso.
Che cos’è un dato sensibile secondo il GDPR
Il GDPR definisce come dati sensibili quelli che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale.
Questi dati sono soggetti a maggiori tutele e possono essere raccolti e trattati solo con il consenso esplicito dell’interessato.
Quali sono le categorie di dati sensibili
I dati sensibili delle aziende possono essere categorizzati come:
- Dati finanziari: informazioni su conti bancari, investimenti, prestiti, ecc.
- Dati su clienti e dipendenti: date di nascita, numeri di previdenza sociale, indirizzi, stipendi, ecc.
- Segreti commerciali: informazioni su prodotti e servizi, elenchi di clienti, ricerche e sviluppo, ecc.
- Credenziali di accesso: password, codici PIN, token di sicurezza, ecc.
- Comunicazioni riservate: email, messaggi istantanei, registrazioni telefoniche, ecc.
- Altro: contratti, documentazione legale, proprietà intellettuale, ecc.
Principi e obblighi del titolare del trattamento
Il titolare del trattamento, ovvero l’impresa, deve garantire che il trattamento dei dati sensibili avvenga nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.
In particolare, il titolare responsabile dei dati e del loro trattamento è tenuto a:
- Informare gli interessati in modo conciso, trasparente e facilmente comprensibile sul trattamento dei loro dati sensibili.
- Raccogliere i dati sensibili solo per finalità determinate, esplicite e legittime.
- Conservare i dati sensibili solo per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità del trattamento.
- Garantire che i dati sensibili siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento.
- Adottare misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati sensibili da trattamenti non autorizzati o illeciti o dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.
- Designare i responsabili del trattamento e fornire loro istruzioni specifiche.
- Tenere un registro delle attività di trattamento dati sensibili.
Per garantire la corretta conservazione dei dati sensibili, è importante seguire le giuste regole nella gestione dei documenti cartacei e nella loro digitalizzazione e archiviazione. Se sei interessato ad approfondire l’argomento, ti consiglio di consultare questa pagina di un’azienda specializzata in digitalizzazione e conservazione dei documenti, dove potrai trovare tutte le informazioni necessarie sulle regole da seguire.
Misure di sicurezza per la protezione dei dati
Il titolare del trattamento è tenuto ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento. Tali misure possono comprendere vari aspetti fondamentali per la tutela delle informazioni sensibili.
È essenziale implementare controlli di accesso come l’utilizzo di password robuste, autenticazione a due fattori e altri meccanismi di sicurezza per limitare l’accesso ai dati solo alle persone autorizzate. La cifratura dei dati sensibili è poi un altro aspetto cruciale per proteggere le informazioni da accessi non autorizzati o intercettazioni durante la trasmissione.
Per garantire un trattamento sicuro dei dati, è importante stabilire politiche e procedure adeguate, come politiche di backup e ripristino, piani di risposta agli incidenti e altri processi che assicurino la continuità delle operazioni.
La formazione del personale su privacy, sicurezza delle informazioni e procedimenti aziendali è altresì fondamentale per assicurare che tutti siano consapevoli delle responsabilità e delle buone pratiche in materia di protezione dei dati.
Un altro aspetto importante è la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e il monitoraggio della sicurezza, che aiutano a identificare potenziali rischi e vulnerabilità, nonché a migliorare continuamente le misure di sicurezza adottate. L’implementazione di restrizioni di accesso ai dati sensibili, come l’accesso limitato solo al personale autorizzato, contribuisce a ridurre ulteriormente il rischio di accessi non autorizzati.
Per garantire un controllo efficace sul trattamento dei dati, è necessario effettuare la registrazione e il monitoraggio delle attività degli utenti, come accessi, modifiche, cancellazioni e altri eventi legati all’utilizzo delle informazioni.
Questo permette di rilevare eventuali comportamenti sospetti e di intervenire tempestivamente in caso di problemi.
La rilevazione delle intrusioni e la prevenzione delle perdite di dati sono altri elementi chiave per assicurare la sicurezza delle informazioni e prevenire potenziali attacchi o falle nel sistema, mentre la predisposizione di piani di continuità operativa e disaster recovery aiuta a garantire la resilienza dell’organizzazione di fronte a eventuali incidenti o interruzioni delle attività.
Per assicurare che le misure di sicurezza siano efficaci e aggiornate, è importante perciò effettuare revisioni e audit periodici che permettano di valutare e migliorare costantemente la protezione dei dati e la conformità alle normative vigenti.
Data breach e notifica
In caso di violazione dei dati sensibili (data breach), il titolare del trattamento è tenuto a notificare l’evento all’autorità di controllo competente entro 72 ore dal momento in cui ne viene a conoscenza.
Se il data breach presenta un rischio per i diritti e le libertà degli interessati, il titolare deve anche informare questi ultimi, senza ingiustificato ritardo.
Per concludere, proteggere adeguatamente i dati sensibili dovrebbe essere una priorità per qualsiasi azienda. Seguire i principi e gli obblighi del GDPR e adottare efficaci misure di sicurezza può aiutare le imprese a prevenire o mitigare le conseguenze di potenziali violazioni dei dati sensibili.
Monitorare costantemente le minacce, condurre test periodici e formare il personale sono alcuni suggerimenti utili per rafforzare le difese a protezione dei dati aziendali più critici.
Copertina di Foto di Pete Linforth da Pixabay.